Yönetim firması belgeleri, firmayla kurulan ilişkinin dayandığı kurul kararını, karar defterini, yönetim sözleşmesini, işletme projesini, hesap kayıtlarını ve devir tutanağını kapsar.12 Aşağıdaki liste kanunun saydığı bir liste değildir; yöneticinin ve kurulun kanundaki yükümlerinden okunan belgeleri toplar.12 Ankara Yönetim Merkezi sözleşmelerinde taahhüt ve cayma bedeli yoktur.
Yönetim firması seçiminde belgeler üç aşamada aranır: karar aşamasında (yönetim planı, çağrı, kurul kararı, karar defteri), sözleşme aşamasında (yönetim sözleşmesi, yetki, teminat) ve devir teslim ile sonraki dönemde (defter, hesap, işletme projesi, rapor)..
Ankara’da yönetim firması seçen kurullara yerinde keşif ve yazılı teklifle destek veriyoruz. Görüşmede sorulacak sorular için yönetim firmasına sorulacak sorular yazımıza bakabilirsiniz; bu yazı soruların cevaplarının hangi belgelere bağlanacağını anlatır.
Yönetim firması seçiminde hangi belgeler kontrol edilir?
Kontrol edilecek belgeler karar, sözleşme, devir teslim ve dönem boyunca tutulan kayıtlardır. Tablo belgeleri aşamasına göre sıralar ve her belgenin neden istendiğini gösterir. Tablodaki kalemler kanundaki yükümlerden çıkarılmıştır.
| Aşama | Belge | Neye bakılır? | Dayanak |
|---|---|---|---|
| Karar öncesi | Yönetim planı | Yönetim tarzını, yönetici ve denetçi ücretini düzenler; tarihi kat mülkiyeti kütüğünün beyanlar hanesinde gösterilir; kuruluş belgeleri arasında saklanır | KMK m.28 |
| Karar öncesi | Toplantı çağrısı | Önemli sebep olduğunda en az onbeş gün önce, imza karşılığı çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi bildirilerek yapılır; ilk çağrıda ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılır | KMK m.29 |
| Karar | Kurul kararı ve karar defteri kaydı | Karar sayfa numaralı, noter mühürlü deftere yazılır; toplantıdaki bütün kat maliklerince imzalanır; aykırı oy verenler sebebini belirterek imzalar | KMK m.32 |
| Karar | Yönetici atama oyu | Kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu; toplu yapıda temsilciler kuruluna katılanların temsil ettiği bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğu | KMK m.34, m.71 |
| Sözleşme | Yönetim (vekâlet) sözleşmesi | Kapsam, ücret, süre ve sona erdirme koşulu; profesyonel yönetim hizmetleri sözleşmesi vekâlet niteliğindedir | TBK m.502; Kaya |
| Sözleşme | Özel yetki | Vekil, özel olarak yetkili kılınmadıkça dava açamaz, sulh olamaz, hakeme başvuramaz | TBK m.504 |
| Sözleşme | Teminat | Sözleşmede şart edilebilir; şart olmasa da haklı sebep çıkarsa kurul isteyebilir | KMK m.34 |
| Devir teslim | Karar defteri ve belge dosyası | Kararlar, ihtar ve tebligat özetleri, giderler ve giderlerin belgeleri; defterin notere kapattırılması | KMK m.36 |
| Devir teslim | Banka hesabı kaydı | Yönetici sıfatı gösterilerek açılan hesap ve içindeki para | KMK m.35 |
| Devir teslim | Son hesap | Önceki yönetimin gelir ve gider hesabı; vekilin işin hesabını vermesi ve aldıklarını teslim etmesi | KMK m.39; TBK m.508 |
| Dönem boyunca | İşletme projesi | Genel kurulda onaylanan proje; yoksa yöneticinin hazırladığı geçici proje | KMK m.37 |
| Dönem boyunca | Yıllık hesap ve gider belgeleri | Her takvim yılının ilk ayında verilen hesap; giderlerin belgeleri | KMK m.39, m.36 |
| Dönem boyunca | Denetim raporu | Denetçi veya denetim kurulu raporu çoğaltılarak taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir | KMK m.41 |
| Dönem boyunca | Sigorta ve asansör kayıtları | Anagayrimenkulün sigorta ettirilmesi; asansörlerin aylık bakımı ve yıllık kontrolü | KMK m.35 |
| Dönem boyunca | Yönetici bilgi çerçevesi | Yöneticinin ad, soyad ve iş ile ev adresinin girişte görülecek bir yere asılması | KMK m.34 |
Karar aşamasında hangi belgeler gerekir?
Yönetim planı yönetici ve denetçilerin alacakları ücreti düzenler; planın tarihi kat mülkiyeti kütüğünün beyanlar hanesinde gösterilir ve değişiklikler kuruluş belgeleri arasında saklanır (KMK m.28).1 Plan bütün kat malikleri ile yönetici ve denetçileri bağlar; firmanın görev ve ücret hükümleri planla birlikte okunur.
Kurul olağan toplantıda karar alabilir; önemli bir sebep çıkarsa yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla toplanır (KMK m.29).1 Karar defterine yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır (KMK m.32).1 Yönetici kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla atanır (KMK m.34).1
Sözleşme aşamasında hangi belgeler imzalanır?
Vekâlet sözleşmesi, vekilin vekâlet verenin bir işini görmeyi veya işlemini yapmayı üstlendiği sözleşmedir; sözleşme veya teamül varsa vekil ücrete hak kazanır (TBK m.502).2 Kaya, profesyonel yönetim hizmetleri sözleşmesinin, kat malikleri kurulunun yönetim işini uzman bir yönetim şirketine ücret karşılığında belirli bir süre için devrettiği, bağımlılık unsuru içermeyen bir vekâlet sözleşmesi niteliğinde olduğunu yazar.3
Vekil, özel olarak yetkili kılınmadıkça dava açamaz, sulh olamaz ve hakeme başvuramaz (TBK m.504).2 Kaya’ya göre hizmet sözleşmesiyle yönetim işlerini devralan şirketin icra takibi ve davalarda husumet ehliyeti yoktur.3 Yönetici atanırken sözleşmede teminat gösterilmesi şart edilebilir; şart olmasa bile haklı bir sebep çıkarsa kurul teminat isteyebilir (KMK m.34).1
Devir teslimde hangi belgeler teslim alınır?
Arşivdeki Kat Mülkiyeti Kanunu metni devir teslim tutanağının biçimini düzenlemez. Teslim alınacak belgeler, yöneticinin kanundaki yükümlerinden okunur: kurul kararları, ihtar ve tebligat özetleri ve giderler karar defterine yazılır; defter ile giderlerin belgeleri bir dosyada saklanır (KMK m.36).1 Yönetici topladığı paraları yönetici sıfatıyla açılan hesaba yatırır (KMK m.35); kat malikleri kuruluna gelir ve giderlerin hesabını verir (KMK m.39).1 Vekil işin hesabını vermek ve vekâletle ilişkili aldıklarını vekâlet verene vermekle yükümlüdür (TBK m.508).2
- Karar defteri (yıl sonundan itibaren bir ay içinde notere kapattırılmış olup olmadığı dahil).
- Giderlerin belgeleri ve diğer belgelerin bulunduğu dosya.
- Banka hesabı ve hesaptaki para.
- Son gelir ve gider hesabı.
- Onaylı işletme projesi veya geçici işletme projesi.
- Sigorta ve asansör bakım ve kontrol kayıtları.
Bu sıralama kanunun saydığı bir liste değildir; kalemler yukarıda gösterilen yükümlerden çıkarılmıştır. Müteahhitten veya geçici yönetimden devir için müteahhitten site devri nasıl yapılır? yazımıza bakabilirsiniz.
Firma görev yaptığı sürece hangi belgeler üretilir?
İşletme projesi kat malikleri genel kurulunda onaylanır; kabul edilmiş proje yoksa yönetici en geç üç ay içinde kurulda onaylanıncaya kadar gecikmeksizin geçici bir işletme projesi yapar (KMK m.37).1 Yönetici her takvim yılının birinci ayı içinde hesabını verir (KMK m.39); denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, yazılı değilse her takvim yılının birinci ayı içinde kurula rapor verir ve rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir (KMK m.41).1
Kanun hesap vermeyi yılda bir (KMK m.39), hesabın denetimini ise yönetim planında zaman konulmamışsa üç ayda bir (KMK m.41) düzenler; aylık rapor için kanunda ayrı bir hüküm yoktur. Vekil, vekâlet verenin istemi üzerine yürüttüğü işin hesabını vermekle yükümlüdür (TBK m.508).12 Yönetici ayrıca anagayrimenkulün sigorta ettirilmesini ve asansörlerin aylık bakımı ile yıllık kontrolünün ilgili teknik düzenlemelere uygun yaptırılmasını sağlar (KMK m.35).1 Gider belgelerinin hangi sistemde tutulacağı için Ankara’da aidat takibi ve site muhasebesi sayfamıza bakabilirsiniz.
Ticaret sicili ve vergi levhası gibi belgeler kanunda aranır mı?
Hayır. Arşivdeki Kat Mülkiyeti Kanunu metninde “ticaret sicil” ve “vergi levha” ifadeleri geçmez; KMK m.34 yöneticinin sözleşmesinde teminat şart edilebileceğini ve ad ile adresinin asılmasını düzenler. Bu maddede ticaret sicili veya vergi levhası gibi bir belge sayımı yoktur.1 Firmanın bu tür belgelerinin istenip istenmeyeceği kanundan değil, kurulun kararından ve sözleşmeden çıkar.
Çayyolu’ndaki bir apartman kurulu belgeleri nasıl sıralar? Örnek olay
Belgeler karar, sözleşme ve devir teslim sırasıyla toplanır. Örnek olay (kurgu): Çankaya’nın Çayyolu bölgesinde 16 daireli bir apartmanın kurulu yönetim firmasıyla çalışmaya karar verir. Önce yönetim planında yönetici ücretine ilişkin hüküm okunur (KMK m.28).1 Toplantı çağrısı onbeş gün önce imza karşılığı yapılır, karar sayfa numaralı noter mühürlü defterde toplantıdaki kat maliklerince imzalanır (KMK m.29, m.32).1 Firmayla vekâlet niteliğindeki sözleşme imzalanır; hizmet sözleşmesiyle çalışacak firmanın aidat davası açamayacağı not edilir (Kaya).3 Eski yönetimden defter, belge dosyası, banka hesabı ve son hesap teslim alınır (KMK m.35, m.36, m.39).1 Aynı sıralama Etimesgut veya Gölbaşı’ndaki bir apartman için de geçerlidir. Çayyolu ve Ümitköy site yönetimi sayfamızda bölgedeki yapı tipleri anlatılır.
Belge kontrolünde sık yapılan hatalar nelerdir?
Sık yapılan hatalar, kararı deftere geçirmemek ve devir teslimi belgesiz yapmaktır.
- Kurul kararını karar defterine yazmamak. Kararlar noter mühürlü deftere yazılır ve toplantıdaki kat maliklerince imzalanır (KMK m.32).
- Yönetim planındaki ücret hükmünü okumamak. Plan yönetici ve denetçi ücretini düzenler (KMK m.28).
- Hizmet sözleşmesini yönetici ataması sanmak. Sözleşmeyle çalışan şirketin icra takibi ve davalarda husumet ehliyeti yoktur (Kaya).
- Devir teslimde banka hesabını ve son hesabı atlamak. Yönetici parayı yönetici sıfatıyla açılan hesaba yatırır ve hesabını kurula verir (KMK m.35, m.39).
- Defterin notere kapattırılmasını denetlememek. Defter her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılır (KMK m.36).
Ankara Yönetim Merkezi belgelerle nasıl çalışır?
Ankara Yönetim Merkezi, kurul toplantılarının çağrısını, tutanağını ve karar defterini hazırlar; her ay faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporunu kat maliklerine ulaştırır. Sözleşmelerimizde taahhüt ve cayma bedeli yoktur; yerinde keşif ve kalem kalem yazılı teklif ücretsizdir. Ankara’daki sitenizin veya apartmanınızın belge durumunu birlikte gözden geçirmek için keşif talep edebilirsiniz.
Sık sorulanlar
Yönetim firması seçerken hangi belgeler istenir?
Karar aşamasında yönetim planı, çağrı, kurul kararı ve karar defteri kaydı; sözleşme aşamasında yönetim sözleşmesi, özel yetki ve teminat; devir teslimde karar defteri, belge dosyası, banka hesabı ve son hesap kontrol edilir (KMK m.28–41; TBK m.502–508).
Yönetim firması seçimi kurul kararıyla mı yapılır?
Evet. Yönetici kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır (KMK m.34) ve karar noter mühürlü karar defterine yazılır (KMK m.32).
Yönetim sözleşmesinde hangi hususlar belirlenir?
Yönetim planı yönetici ücretini düzenler (KMK m.28); yönetici atanırken sözleşmede teminat şart edilebilir ve yönetici her yıl yeniden atanır (KMK m.34); vekâlet sözleşmesinin her zaman sona erdirilebileceği TBK m.512’de yazılıdır.
Yönetim firması dava açma yetkisini nasıl alır?
Aidat alacağı için dava ve icra takibi yöneticinin görevidir (KMK m.35). Vekil, özel olarak yetkili kılınmadıkça dava açamaz (TBK m.504); Kaya’ya göre hizmet sözleşmesiyle işleri devralan şirketin husumet ehliyeti yoktur.
Yönetim firmasından teminat istenebilir mi?
Evet. Sözleşmede teminat gösterilmesi şart edilebilir; şart olmasa bile haklı bir sebep çıkarsa kurul teminat isteyebilir (KMK m.34).
Devir tesliminde hangi belgeler teslim alınır?
Karar defteri, giderlerin belgeleri ve diğer belgelerin bulunduğu dosya, banka hesabı ve son hesap kontrol edilir (KMK m.35, m.36, m.39; TBK m.508). Kanun devir teslim tutanağının biçimini düzenlemez.
Yönetim firması kat maliklerine rapor vermek zorunda mı?
Yönetici her takvim yılının birinci ayı içinde hesap verir (KMK m.39). Daha sık rapor, vekilin istem üzerine hesap verme borcuna (TBK m.508) dayanarak sözleşmeye yazılabilir.
Yönetim firması değiştirilirse belgeler ne olur?
Kurul yöneticiyi haklı sebeple her zaman değiştirebilir (KMK m.41). Vekil, vekâletle ilişkili olarak aldıklarını vekâlet verene vermekle yükümlüdür (TBK m.508).
Ankara Yönetim Merkezi’nin sözleşmesinde taahhüt veya cayma bedeli var mı?
Taahhüt ve cayma bedeli yoktur. Yerinde keşif ve yazılı teklif ücretsizdir. Ankara Yönetim Merkezi, Ankaray metrosunun yönetim merkeziyle ilgisi olmayan özel bir kuruluştur.
Bu yazı, 10 yılı aşkın yargı tecrübesine sahip hukukçularımız ve KMK uzmanlarımız tarafından hazırlanmıştır. Genel bilgilendirme amaçlıdır; sitenizin yönetim planı ve kurul kararları farklı sonuçlar doğurabilir.
Ankara’da site ve apartman yönetimi hizmetimizin kapsamı için Ankara site yönetimi sayfamıza, firma seçiminin genel ölçütleri için Ankara yönetim firmaları sayfamıza ve ilk hedef bölgemiz İncek site yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz.