Yönetimde şeffaflık ve hesap verme, yöneticinin gelir ve giderleri belgeleriyle deftere işlemesi, hesabı kat malikleri kuruluna vermesi ve kat maliklerinin denetimine açık olmasıdır (KMK m.36, m.39, m.41).2 Kanun yıllık hesap verme ve üç aylık denetim öngörür. Ankara Yönetim Merkezi bunun üstüne her ay faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporu hazırlar.
Aidat toplayan, ortak giderleri ödeyen ve sözleşme yapan bir yönetici, kat maliklerinin parasını ve güvenini yönetir. Bu yüzden “paramız nereye gidiyor?” sorusu her apartmanda ve sitede sorulur. Bu yazı sorunun hukuki cevabını verir: yöneticinin Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre tutmak zorunda olduğu defteri, belge dosyasını, banka hesabını, işletme projesini, yıllık hesap verme borcunu ve kat maliklerinin denetim imkânlarını anlatır. Denetimin işleyişi için site yönetiminde denetim yazımıza, denetim kurulunun yetkileri için kat malikleri kurulu denetimi sayfamıza bakabilirsiniz.
Yönetimde şeffaflık ne demektir?
Bu yazıda şeffaflık, yöneticinin topladığı parayı ve yaptığı harcamayı belgeleyip kat maliklerinin görebileceği ve denetleyebileceği hâle getirmesi anlamında kullanılır. Hukuki dayanağı üç yerde toplanır: Kat Mülkiyeti Kanunu’nun defter ve belge saklamaya ilişkin hükmü, yıllık hesap verme hükmü ve denetim hükmü. Vekâlet hükümleri de aynı sonuca ulaşır; vekil, istem üzerine yürüttüğü işin hesabını vermekle yükümlüdür (TBK m.508).3
Küçükçapraz, kat malikleri kurulunun kurumsallaşmış denetiminin kural olarak yöneticinin kurul toplantısı için hazırladığı rapor ve bilgiler aracılığıyla gerçekleştiğini dipnotta aktarır.1 Aynı dipnota göre belirli bir sözleşme ilişkisine bağlı olarak yönetici hesap verebilirliği sağlamakla yükümlüdür.1 Firmanın kurula sunacağı raporların kapsamı için yönetim firması kurula hangi aylık raporları sunmalıdır? yazımıza bakabilirsiniz.
Küçükçapraz, şeffaflık ve tarafların isteklerinin belirlenmesi bakımından yönetici ile kat malikleri arasındaki ilişkinin hem yazılı bir sözleşmede hem de yönetim planında ayrıntılı düzenlenmesini faydalı bulur; yönetici atamasına ilişkin kurul kararlarının da deftere işlenmesi gerektiğini yazar.1
Yönetici hangi defteri tutmak zorundadır?
KMK m.36 yöneticiye üç şey yükler: kararları, ihtar ve tebligat özetlerini ve bütün giderleri deftere tarih sırasıyla yazmak; bu defteri ve belgeleri bir dosyada saklamak; defteri her takvim yılı bitiminden başlayarak bir ay içinde notere kapattırmak.2
“Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32 nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasiyle yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur.”
Defter KMK m.32’de anılan defterdir: sayfaları birden başlayıp sırayla giden ve her sayfası noter mührüyle tasdikli defter.2 Aynı madde, kurul kararlarının bu deftere yazılıp toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanmasını, karara aykırı oy verenlerin aykırılığın sebebini belirterek imza koymasını öngörür.2 KMK m.36, bu görevleri yerine getirmeyen yöneticiye m.33’ün son fıkrasında yazılı cezaların uygulanacağını da belirtir.2
Belge dosyası ve banka hesabı neden önemlidir?
Defterdeki gider kaydı tek başına yeterli değildir; m.36 giderlerin belgelerinin de saklanmasını ister.2 Yani her harcamanın fatura, makbuz veya dekontu dosyada bulunmalıdır. Küçükçapraz dipnotta, yöneticinin faaliyetlerinin izlenebilmesini sağlayan dosyaları tutmak ve saklamakla yükümlü olduğunu, bunun kat maliklerine ve yöneticiyi denetlemekle sorumlu kişiye inceleme ve bilgi verme hakkı doğurduğunu aktarır.1
Paranın izi banka hesabından da sürülür. KMK m.35/j yöneticinin görevleri arasında şunu sayar:
“Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması;”
Kanun hesabın yönetici sıfatı gösterilerek açılmasını ister. Bu düzen, aidatların ayrı bir hesapta toplanmasını ve harcamaların bu hesap üzerinden izlenmesini sağlar. Hangi giderin hangi belgeyle ödendiği hesap hareketleriyle eşleştirilebildiğinde kat maliklerinin denetimi kolaylaşır.
İşletme projesi şeffaflığa nasıl katkı verir?
İşletme projesi, yıllık gelir ve giderin önceden yazıldığı bütçe planıdır. KMK m.37’ye göre kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa yönetici gecikmeksizin geçici bir işletme projesi yapar ve proje en geç üç ay içinde kurulda onaylanır.2
Bu projede anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini gelir ve gider tutarları, tüm giderlerden her kat malikine düşecek tahmini miktar ve her kat malikinin vermesi gereken avans tutarı yer alır.2 Proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir.2
Kesinleşen işletme projeleri veya kurulun işletme giderleriyle ilgili kararları, İcra ve İflas Kanunu m.68/1’de belirtilen belgelerden sayılır.2 İşletme projesi hakkında ayrıntı için işletme projesi nedir? yazımıza bakabilirsiniz.
Yıllık hesap verme borcu nedir?
KMK m.39, yöneticiye hesap verme borcu yükler:
“Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısiyle o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür.”
Aynı madde, kat maliklerinin yarısı isterse arsa paylarına bakılmaksızın yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesinin yöneticiden istenebileceğini söyler.2 Küçükçapraz bu hükmü hesap denetimi olarak adlandırır ve yöneticinin yıllık olağan toplantıda gelirler ve giderlere ilişkin kat maliklerine anlaşılır bir şekilde hesap vermesi gerektiğini yazar.1
Aynı tez, hesap verme işinin bilanço hazırlama, tablolar kullanma veya küçük apartmanlarda makbuzlar, faturalar ve diğer mali belgeler üzerinden açıklama yoluyla yerine getirilebileceğini belirtir.1 Yani kanun bir biçim şartı koymaz; açıklığı ve belgeye dayanmayı arar.
Kat malikleri yöneticiyi nasıl denetler?
KMK m.41’e göre kat malikleri kurulu yöneticinin görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir. Yönetim planında hesapların denetlenmesi için belli bir zaman konulmamışsa denetim her üç ayda bir yapılır; haklı sebep çıkarsa hesap denetimi her zaman yapılabilir.2
Kurul denetim işini kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçeceği bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna verebilir. Denetçi, denetimin sonucunu ve yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini her takvim yılının birinci ayı içinde kurula bir raporla bildirir; rapor çoğaltılıp birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.2
Küçükçapraz denetimi ikiye ayırır: görev denetimi (m.41) ve hesap denetimi (m.39).1 Küçükçapraz görev denetimine mali olmayan görevleri sokar: ısıtma sorunlarının zamanında giderilmesi, ortak alanların kullanımı, temizliği ve bakımı, sigorta primlerinin zamanında yatırılması, borcunu ödemeyen kat malikine karşı hukuki yollara başvurulması ve ortak alan faturalarının ödenmesi bu kapsamdadır.1 Aynı tez, toplu yapılarda denetçi atanmasının KMK m.71 uyarınca zorunlu tutulduğunu yazar.1 Olağanüstü denetimde dürüstlük kuralına uyulması gerektiğini, yöneticiyi zor durumda bırakmak için özel bir anın beklenmesinin dürüstlük kuralına aykırı olacağını da belirtir.1
Yönetim planında denetim zamanı belirtilmişse denetim o zamana uygun yapılır; Küçükçapraz örnek olarak her iki ayın son haftası gibi bir düzenlemeyi verir ve denetim raporlarının kurula sunulabilmesi için toplantı zamanlarının da düzenlenmesini yerinde bulur.1 Kat maliklerinin dikkatini çeken önemli durumlarda kurul olağanüstü toplanıp yöneticiden hesap isteyebilir; denetçi de kurulun toplanması için yöneticiden çağrı yapılmasını talep edebilir.1
Denetimin içeriği KMK’da düzenlenmemiştir. Küçükçapraz, denetimde yöneticinin KMK’daki görevleri, vekâlet sözleşmesi kapsamındaki görevleri ve kurulca verilen görevlerin yerine getirilip getirilmediğine bakılacağını yazar.1
Şeffaflığın araçları ve dayanakları nelerdir?
Aşağıdaki tablo hesap verme düzeninin parçalarını dayanaklarıyla bir arada sunar.
| Araç | Ne sağlar? | Dayanak |
|---|---|---|
| Karar ve gider defteri | Kararlar, ihtar özetleri ve giderler tarih sırasıyla yazılır; yıl bitiminden sonra bir ay içinde noterce kapatılır. | KMK m.32, m.36 |
| Belge dosyası | Giderlerin belgeleri ve diğer belgeler saklanır; kat maliklerine inceleme imkânı doğar. | KMK m.36; Küçükçapraz |
| Banka hesabı | Toplanan para ve avanslar yönetici sıfatı gösterilerek açılan hesapta tutulur. | KMK m.35/j |
| İşletme projesi | Yıllık tahmini gelir, gider ve avans tutarları önceden bildirilir. | KMK m.37 |
| Yıllık hesap verme | Gelir ve gider hesabı her takvim yılının ilk ayında kurula sunulur. | KMK m.39 |
| Denetçi raporu | Denetim sonucu rapora yazılır ve kat maliklerine gönderilir. | KMK m.41 |
| Vekilin hesap verme borcu | İstem üzerine işin hesabı verilir ve alınanlar teslim edilir. | TBK m.508 |
Tablodaki her araç birbirini tamamlar: defter ve belge dosyası kaydı, banka hesabı parayı, yıllık hesap sunumu özeti, denetçi raporu da bağımsız kontrolü karşılar.
Vekâlet hükümleri hesap verme borcunu nasıl tamamlar?
Yönetici ile kat malikleri arasındaki ilişki vekâlet sözleşmesidir (KMK m.38). Bu nedenle Türk Borçlar Kanunu’ndaki vekil borçları da uygulanır. TBK m.508 vekilin hesap verme ve aldıklarını teslim borcunu düzenler:
“Vekil, vekâlet verenin istemi üzerine yürüttüğü işin hesabını vermek ve vekâletle ilişkili olarak aldıklarını vekâlet verene vermekle yükümlüdür.”
Aynı madde, vekilin vekâlet verene tesliminde geciktiği paranın faizini de ödemekle yükümlü olduğunu söyler.3 Yani yöneticinin topladığı aidatı gecikmeden ilgili hesaba aktarması ve kat maliklerine teslim etmesi gereken parayı geciktirmemesi gerekir. Ayrıca TBK m.506, vekilin işi sadakat ve özenle yürütmesini ister.3
Ankara Yönetim Merkezi hesap vermeyi nasıl yürütüyor?
Kanundaki yıllık hesap verme ve üç aylık denetim düzeni asgari çerçevedir. Ankara Yönetim Merkezi bunun üstüne her ay faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporu hazırlar. Aylık rapor kanundan değil, kendi uygulamamızdan gelir; amacı kat maliklerinin parayı dönem sonunu beklemeden izleyebilmesidir. Raporda gelirler, giderler ve ilgili fatura ile dekontlar yer alır; kat malikleri kayıtları belgeyle karşılaştırabilir.
Arıza ve talepleri Apsiyon ile 7/24 takip ederiz, böylece yapılan işlerin kaydı da sistemde kalır. Aidat alacağında alanında uzman profesyonel hukuki destek sağlarız. Keşif ve yazılı teklif ücretsizdir; sözleşmelerimizde taahhüt ve cayma bedeli yoktur. Hizmet kapsamı için aidat takibi ve muhasebe, genel çerçeve için Ankara site yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz.
Örnek olay: kurul hesabı nasıl ister?
Örnek olay (kurgu): Yirmi bağımsız bölümlü bir apartmanda bazı kat malikleri, asansör onarımı için ödenen tutarın belgesini görmek ister. Yönetici faturayı ve dekontu dosyadan çıkarır, defterdeki kayıtla eşleştirir.
Kat maliklerinin yarısı yazılı olarak hesabın gösterilmesini isterse, yönetim planında yazılı zamanlar dışında da yönetici hesabı göstermek zorundadır (KMK m.39).2 Hesap toplantıda sunulur, kararlar deftere yazılır ve toplantıda bulunan maliklerce imzalanır (KMK m.32).2 Yıl bitiminden sonra bir ay içinde defter yönetici tarafından notere kapattırılır (KMK m.36).2
Bu olay kurgudur; somut durumlarda yönetim planı ve kurul kararları farklı sonuç doğurabilir.
Hesap verme düzeninde sık yapılan hatalar nelerdir?
Sık yapılan hatalar, belgesiz harcama, defteri zamanında kapattırmamak ve kişisel hesapla çalışmaktır.
- Giderin belgesini dosyalamamak. Kanun giderlerin belgelerinin saklanmasını ister (KMK m.36).
- Defteri bir ay içinde notere kapattırmamak. Süre her takvim yılının bitiminden başlar (KMK m.36).
- Hesabı yönetici sıfatı gösterilmeden açmak. Kanun hesabın bu sıfatla açılmasını ister (KMK m.35/j).
- Yıllık hesabı kuruldan kaçırmak. Hesap her takvim yılının birinci ayı içinde sunulur (KMK m.39).
- Denetçi raporunu maliklere göndermemek. Rapor çoğaltılıp taahhütlü mektupla gönderilir (KMK m.41).
- İşletme projesini bildirmemek. Proje imza karşılığı veya taahhütlü mektupla bildirilir (KMK m.37).
Sık sorulanlar
Yönetici hangi defteri tutmak zorundadır?
Kararları, ihtar ve tebligat özetlerini ve bütün giderleri tarih sırasıyla yazdığı, sayfaları sırayla giden ve noter mührüyle tasdikli defteri tutmak zorundadır (KMK m.32, m.36).2
Defter ne zaman notere kapattırılır?
Her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılır (KMK m.36).2
Yönetici hesabı ne zaman kat maliklerine vermelidir?
Yönetim planında yazılı zamanlarda, böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde gelir ve giderlerin hesabını kurula verir (KMK m.39).2
Hesap yılın ortasında istenebilir mi?
Evet. Kat maliklerinin yarısı isterse arsa paylarına bakılmaksızın yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi istenebilir (KMK m.39).2
Hesap denetimi ne sıklıkla yapılır?
Yönetim planında belli bir zaman konulmamışsa her üç ayda bir yapılır; haklı sebep çıkarsa her zaman yapılabilir (KMK m.41).2
Aidatlar yöneticinin kişisel hesabında tutulabilir mi?
Hayır. Kanun, toplanan paraların muteber bir bankada anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilerek açılan hesaba yatırılmasını ister (KMK m.35/j).2
Küçük apartmanda hesap nasıl verilir?
Küçükçapraz’a göre küçük apartmanlarda makbuzlar, faturalar ve diğer mali belgeler üzerinden açıklama yoluyla hesap verilebilir.1
Ankara Yönetim Merkezi aylık rapor veriyor mu?
Evet. Her ay faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporu hazırlıyoruz; keşif ve yazılı teklif ücretsizdir, taahhüt ve cayma bedeli yoktur. Ankara Yönetim Merkezi, Ankaray metrosunun yönetim merkeziyle ilgisi olmayan özel bir kuruluştur.
Bu yazı, 10 yılı aşkın yargı tecrübesine sahip hukukçularımız ve KMK uzmanlarımız tarafından hazırlanmıştır. Genel bilgilendirme amaçlıdır; sitenizin yönetim planı ve kurul kararları farklı sonuçlar doğurabilir.
Ankara’da site ve apartman yönetimi hizmetimizin kapsamı için Ankara site yönetimi sayfamıza, firma seçimi ölçütleri için Ankara yönetim firmaları sayfamıza ve ilk hedef bölgemiz İncek site yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz. Yönetici seçimi için yönetici nasıl seçilir? yazımızı okuyabilirsiniz.