Yönetim firması kurula yıllık hesap verir; kat maliklerinin yarısı isterse ara dönemde de hesap gösterir, denetçi ise yıllık rapor sunar (KMK m.39, m.41).1 Kanun aylık rapor için süre koymaz. Ankara Yönetim Merkezi her ay faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporu sunar.
Kat malikleri ödedikleri avansın nereye harcandığını bilmek ister. Kaya, kat maliklerinin yöneticinin kendileri adına kimlerle hangi sözleşmeleri yaptığı, gelir ve giderlerin durumu, avansların düzenli toplanıp toplanmadığı ve devam eden icra takipleri ile davalar gibi konularda bilgi sahibi olmaya hakları bulunduğunu yazar.4 Kanun bu bilgi hakkını yıllık hesap verme, kat maliklerinin istemi üzerine hesap gösterme ve denetim yoluyla düzenler. Aylık rapor ise kanunda değil, sözleşmede ve hizmet uygulamasında yer alır. Bu yazı kanundaki hesap verme zamanlarını, denetçinin raporunu, kat maliklerinin ara dönemde hesap isteme hakkını ve aylık raporun hangi belgelerle desteklenebileceğini anlatır. Ankara’da yönettiğimiz sitelerde her ay faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporu sunuyoruz.
Kanun yönetim firmasına aylık rapor yükler mi?
Hayır, Kat Mülkiyeti Kanunu yönetici için aylık rapor yükümlülüğü koymaz. KMK m.36, m.39 ve m.41 defter tutmayı, yıllık hesap vermeyi ve denetimi düzenler; bu maddelerde aylık rapor için bir süre yazılı değildir.1
Yönetici şirket de olabilir. Kaya’ya göre profesyonel yönetim şirketi yönetici seçildiğinde gerçek kişi yöneticilerle aynı sonuçlar doğar.4 Yönetici ile kat malikleri arasındaki ilişki vekâlettir ve vekil, vekâlet verenin istemi üzerine yürüttüğü işin hesabını vermekle yükümlüdür (TBK m.508).2 Küçükçapraz profesyonel yöneticinin borçlarının amatör yöneticinin borçlarından esasen farklı olmadığını ve KMK m.35’te sayılan görevlerin profesyonel yöneticinin de görevleri arasında bulunduğunu yazar.3
Yıllık hesap verme ne zaman yapılır?
Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda, böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısıyla o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış giderlerin hesabını vermekle yükümlüdür (KMK m.39).1
Yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısiyle o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür.
Kaya, kanunun öngördüğü hesap verme zamanının olağan genel kurul zamanına denk geldiğini yazar. Toplu yapılarda kurullar en geç iki yılda bir toplandığı için yöneticinin hesap verme yükümlülüğünün de iki yılda bir olduğunun söylenebileceğini yazar.4 Aynı yazar yönetim planı hükümlerine öncelik tanınmasını isabetli bulur ve yazlık sitelerde genel kurulun kat maliklerinin katılımını kolaylaştırmak için yaz aylarında yapılmasını örnek verir.4
Kat malikleri ara dönemde hesap isteyebilir mi?
Evet, kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, yönetim planında yazılı zamanlar dışında da hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir (KMK m.39).1 Kaya, bu talebin bir gerekçe ileri sürülmesi şartına bağlanmadığını ve nisapta arsa payının aranmadığını yazar.4
Hesabın hangi biçimde verileceği kanunda yazılı değildir. Kaya’ya göre kat malikleri karar defterinin ve işletme gider belgelerinin incelenmek üzere kendilerine gösterilmesini isteyebilir; yöneticiden gördüğü işlere ve mali hesaplara ilişkin bir faaliyet raporu hazırlamasını da isteyebilir. Yazar, yöneticinin talimata uygun ifa borcu gereği kat maliklerinin talep ettiği şekilde hesap vermesi gerektiğini, aksi hâlde defterlerin birer kopyasını vermesinin yeterli olduğunu yazar.4
Kaya, kanunun kat maliklerinden her birine yöneticiye ayrı ayrı hesap sorma yetkisi tanımadığını belirtir. Kat malikleri olağanüstü toplantıda hesap isteyebilir. Olağanüstü toplantı önemli bir sebebin çıkması hâlinde yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine, toplantıdan en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla ve toplantı sebebi bildirilerek yapılır (KMK m.29).14 Toplantı usulü için kat malikleri kurulu toplantısı yazımıza bakabilirsiniz.
Denetçi kurula hangi raporu sunar?
Hesapların denetlenmesi için yönetim planında belli bir zaman konulmamışsa denetim her üç ayda bir yapılır; haklı bir sebep çıkarsa her zaman yapılabilir. Kat malikleri kurulu denetimi kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir (KMK m.41).1
Denetçi veya denetim kurulu, yönetim planında yazılı zamanlarda, zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir. Rapor çoğaltılır ve birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir. Denetçiler raporu ve verecekleri kararları, sayfaları noter mühürlü bir deftere geçirip tarih koyarak imzalar (KMK m.41).1
Kaya’ya göre kanun denetçi atanmasını zorunlu tutmaz ve mahkemeden denetçi atanması istenemez. Denetçinin anataşınmazda kat maliki olması gerekir; hesapların kapsamı geniş veya incelemesi teknik uzmanlık gerektiriyorsa denetçi dışarıdan bir uzmandan yardım alabilir.4 Denetim defteri olarak ayrı bir defter öngörülmemiştir, kat malikleri kurulu karar defteri kastedilmiştir.4
Toplu yapılarda hesap verme ve denetim nasıl işler?
Kaya’ya göre toplu yapılarda denetçi, blok yapılar için blok yapı kat malikleri kurulu, blok niteliği olmayan yapılar için blok niteliği olmayan yapılar kat malikleri kurulu, toplu yapı kapsamındaki tüm ortak yapı, yer ve tesisler için ise toplu yapı temsilciler kuruluna katılan yönetici ve temsilcilerin yönettikleri ve temsil ettikleri bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğuyla atanır.4 Kanun toplu yapı denetçisinin ve denetim kurulunun kaç kişiden oluşacağını ve ne kadar süre görev yapacağını açıkça düzenlemez; Kaya bu konularda açık düzenleme bulunmayan hâllerde KMK m.41’in dikkate alındığını yazar.4 Toplu yapıda kurulların nasıl oluştuğu ve yöneticinin nasıl atandığı için toplu yapı nedir, nasıl yönetilir? yazımıza bakabilirsiniz.
Aynı yazar, toplu yapılarda yönetim planında KMK m.41’den farklı düzenleme yapılabileceğini savunan Çakır’ın görüşünü de aktarır. Bu görüşe göre yönetim planında açık hüküm bulunması hâlinde toplu yapılarda kat maliki olmayan bir kişi dışarıdan denetçi olarak atanabilir.4
| Rapor | Zaman | Dayanak |
|---|---|---|
| Yıllık hesap | Planda yazılı zaman, yoksa takvim yılının ilk ayı | KMK m.391 |
| İstem üzerine hesap | Kat maliklerinin yarısı isterse her zaman | KMK m.391 |
| Denetim | Planda zaman yoksa üç ayda bir; haklı sebepte her zaman | KMK m.411 |
| Denetçi raporu | Planda yazılı zaman, yoksa takvim yılının ilk ayı | KMK m.411 |
| Karar defteri | Her takvim yılı bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapatılır | KMK m.361 |
| Aylık rapor | Kanunda süre yok; sözleşme ve hizmet uygulaması | Ankara Yönetim Merkezi |
Aylık rapor satırı bir kanun hükmü değil, hizmet uygulamasıdır.
Aylık raporda hangi konulara yer verilir?
Kanun aylık raporun içeriğini yazmaz. Kaya, kat maliklerinin bilgi sahibi olmaya hakları bulunan konuları sayar: yöneticinin kat malikleri adına kimlerle hangi sözleşmeleri yaptığı, anataşınmazın gelir ve giderlerinin durumu, ortak gider avanslarının bağımsız bölümlerden düzenli toplanıp toplanmadığı, devam eden icra takibi ve davaların durumu. Aynı yazar yöneticinin yalnızca harcamalar bakımından değil, hem işler hem harcamalar bakımından hesap vermesi gerektiğini yazar.4
Küçükçapraz, yöneticinin alınan avans ve gider paylarına ilişkin makbuzları, sigorta poliçelerini, çalışan varsa bordroları, sigorta primlerini ve alınan ürün ve hizmetlere ilişkin faturaları defterde kaydetmesini ve belge olarak ayrı bir dosyada saklamasını yazar.3 Ankara Yönetim Merkezi’nin aylık gelir-gider raporu, bu kayıtlardaki gelir ve giderleri faturası ve dekontuyla gösterir.
Site işletme projesi hangi bilgiyi taşır?
Küçükçapraz’a göre işletme projesi anagayrimenkulün yönetimi için harcanması gereken tutarı ve bu tutarın karşılanması için kat maliklerinden toplanması gereken genel gider ve avansları belirler; yönetimin bütçesi niteliğindedir. İçeriğinde yıllık gelir gider tahminleri ve kat maliklerine KMK m.20 uyarınca düşen tahmini miktar yer alır.3 KMK m.39’a göre yıllık hesap ise o tarihe kadar elde edilen gelirleri ve yapılmış giderleri kapsar.1
Site işletme projesinin hükümleri için site işletme projesi yazımıza bakabilirsiniz.
Giderler hangi belgeyle gösterilir?
Yönetici gerekli parayı çekerken hangi amaçla çektiğini belirtmeli ve harcamaya ilişkin belgeleri saklamalıdır. Küçükçapraz’a göre hesap verilebilirlik için bu belgelerin bir deftere işlenmesi yerinde olur ve yöneticinin belgelendiremediği ve izah edemediği giderler için tazmin sorumluluğu ortaya çıkar.3
Küçükçapraz, dipnotta, yöneticinin kurul kararları ve yasal yetkisi doğrultusunda yaptığı işlemler için harcamaların fatura olarak belgelendirilmesinin esas olduğunu, gerçekleşmiş bir işlem için harcama yapıldığını gösteren yazılı ve imzalı belgenin de yeterli olduğunu yazar ve Yargıtay 18. Hukuk Dairesi’nin 01.03.2005 tarihli, E. 2004/10129, K. 2005/1574 sayılı kararına atıf yapar.3
Raporların dayandığı kayıtlar nasıl tutulur?
Yönetici kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri karar defterine tarih sırasıyla yazmak, defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer belgeleri bir dosyada saklamak zorundadır (KMK m.36).1 Küçükçapraz’a göre defter her yıl 31 Ocak tarihinden önce notere kapattırılmalıdır.3
Aynı yazar, bağımsız bölüm sayısının fazla olduğu yapılarda alacak ve borç kalemlerinin ayrı bir defterde tutulmasını ve karar defteri gibi noterde onaylattırılmasını yerinde bulur. Uygulamada bu deftere gelir gider defteri veya işletme defteri denir.3 Küçükçapraz belgelerin korunmasını ve kişisel veriler açısından gerekli önlemlerin alınmasını da yazar; birden fazla yapıda yöneticilik yapan kişilerin bilgileri karıştırmamaya daha fazla özen göstermesi gerektiğini belirtir.3
Rapor kurulda görüşüldükten sonra ne olur?
Kat malikleri kurulu yöneticinin görevdeki tutumunu devamlı olarak denetler ve haklı bir sebebin çıkması hâlinde onu her zaman değiştirebilir (KMK m.41).1 Kaya, KMK m.41/1’i hesap verme yükümlülüğünün bir uzantısı olarak anlatır. Yöneticinin görevlerini talimata uygun ve eksiksiz yerine getirmemesi veya kat maliklerinin menfaatine aykırı davranması hâlinde yöneticinin kat malikleri arasından, dışarıdan veya mahkemece atanmış olması fark etmeksizin kat maliklerinin yöneticiyi derhal görevden alıp yerine yenisini görevlendirebileceğini yazar.4
Anagayrimenkulün kullanılmasından veya yönetiminden dolayı kat malikleri ile yönetici ve denetçiler arasında çıkan anlaşmazlıklar kat malikleri kurulunca çözülür ve karara bağlanır (KMK m.32).1
Rapor yükümlülüğü sözleşmeye nasıl yazılır?
Profesyonel yöneticilik sözleşmesi için kanunda şekil şartı yoktur. Küçükçapraz, şeffaflık ve tarafların isteklerinin belirlenmesi açısından yönetici ile kat malikleri arasındaki ilişkinin hem yazılı bir sözleşmede hem de yönetim planında ayrıntılı düzenlenmesini yararlı bulur.3 Aynı yazar, kat maliklerinin firma seçerken şirketin mali durumuna, daha önce hizmet verdiği yapılara, yan edim yükümlülüklerine, ücretin ödenme yöntemine, işletme projesi hazırlama yöntemine, yönetim planını inceleyip incelemediğine ve teminat verilip verilmeyeceğine dikkat etmesi gerektiğini yazar.3 Ölçütlerin tamamı için Ankara site yönetim firmaları sayfamıza bakabilirsiniz.
Ankara Yönetim Merkezi’nde aylık gelir-gider raporu hizmetin esasıdır. Taleplerin takibi Apsiyon ile 7/24 yapılır. Sözleşmelerimizde taahhüt ve cayma bedeli yoktur; ücretsiz keşif sonrası yazılı teklif veririz.
Yönetim değişince raporlar ve belgeler kime teslim edilir?
Yönetici değişikliğinde eski yönetici tuttuğu defterleri yeni yöneticiye devretmekle yükümlüdür. Küçükçapraz’a göre devir için ihtara gerek yoktur.3 Aynı yazar yeni yöneticinin yönetim planının, toplantı tutanaklarının, kat malikleri listelerinin, alacak ve borç listelerinin, makbuzların, faturaların, mali tabloların, üçüncü kişilerle yapılan sözleşmelere ilişkin yazışmaların, devam eden dava dosyalarının ve dijital veri içeren aygıtların varsa asıllarının eski yönetici tarafından kendisine teslim edilmesini sağlaması gerektiğini yazar.3
Ankara site yönetimi firmaları arasında seçim yapan bir kurulun, tekliflerde rapor başlığını da karşılaştırmasını doğru buluyoruz. Profesyonel site yönetimi Ankara aramasında karşınıza çıkan her firmadan raporun hangi belgelerle geldiğini, hangi sıklıkla sunulduğunu ve sözleşmede nasıl yazıldığını sorabilirsiniz.
Raporlar pratikte nasıl yürür? Örnek olay
Rapor düzeni, kanundaki hesap verme zamanları ile sözleşmedeki aylık raporun birleşmesidir. Örnek olay (kurgu): Yenimahalle’de yüz yirmi bağımsız bölümlü bir sitede yönetim planında hesap verme zamanı yazılı değildir. Yönetim firması, ocak ayı içinde kat malikleri kuruluna önceki yılın gelir ve giderlerinin hesabını verir (KMK m.39).1 Kurul, denetimi kendi aralarından seçtiği bir denetçiye bırakmıştır; denetçi yönetim planında zaman yazılı olmadığı için ocak ayında kurula raporunu sunar ve bir örneğini taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderir (KMK m.41).1 Yaz aylarında kat maliklerinin yarısı hesabın gösterilmesini ister; firma karar defterini ve gider belgelerini incelemeye sunar.14 Firma her ay ayrıca faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporu verir. Yenimahalle’deki sitelerin yönetimi için Yenimahalle site yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz.
Raporlarda sık yapılan hatalar nelerdir?
Sık yapılan hatalar, hesabı belgesiz vermek, defteri süresinde kapattırmamak ve denetçi raporunu kat maliklerine ulaştırmamaktır.
- Gideri belgesiz göstermek. Belgelendirilemeyen ve izah edilemeyen giderler için yöneticinin tazmin sorumluluğu doğar (Küçükçapraz).3
- Defteri süresinde notere kapattırmamak. Defter her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde notere kapattırılır; yerine getirmeyen yöneticiye idarî para cezası verilir (KMK m.36).1
- Denetçi raporunu kat maliklerine göndermemek. Rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir (KMK m.41).1
- Olağanüstü toplantı çağrısını usulsüz yapmak. Kaya’ya göre çağrı usulü emredicidir ve uyulmaması toplantının iptali sebebidir.4
- Aylık raporu kanuni süre sanmak. KMK m.36, m.39 ve m.41 aylık süre koymaz; aylık rapor hizmet uygulamasıdır.1
Sık sorulanlar
Yönetim firması her ay rapor vermek zorunda mıdır?
Kanun aylık rapor için süre koymaz; KMK m.39 yıllık hesap vermeyi düzenler.1 Ankara Yönetim Merkezi her ay faturası ve dekontuyla belgeli gelir-gider raporu sunar.
Yıllık hesap verme ne zaman yapılır?
Yönetim planında yazılı zamanda, yazılı değilse her takvim yılının birinci ayı içinde (KMK m.39).1
Kat malikleri yılın ortasında hesap isteyebilir mi?
Evet. Kat maliklerinin yarısı isterse, arsa payları ne olursa olsun, hesabın gösterilmesi yöneticiden istenebilir (KMK m.39).1
Denetim ne sıklıkla yapılır?
Yönetim planında zaman konulmamışsa denetim her üç ayda bir yapılır; haklı bir sebep çıkarsa hesap her zaman denetlenebilir (KMK m.41).1
Denetçi raporunu ne zaman sunar?
Yönetim planında yazılı zamanda, yazılı değilse her takvim yılının birinci ayı içinde; rapor taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir (KMK m.41).1
Denetçi kat maliki olmayan biri olabilir mi?
Kaya’ya göre denetçinin anataşınmazda kat maliki olması gerekir; hesapların incelenmesi için dışarıdan uzman yardımı alınabilir.4
Gider hangi belgeyle gösterilir?
Küçükçapraz fatura ile belgelendirmeyi esas alır; harcamayı gösteren yazılı ve imzalı belgenin de yeterli olduğunu yazar.3
Ankara Yönetim Merkezi’nin sözleşmesinde taahhüt veya cayma bedeli var mı?
Taahhüt ve cayma bedeli yoktur. Yerinde keşif ve yazılı teklif ücretsizdir. Ankara Yönetim Merkezi, Ankaray metrosunun yönetim merkeziyle ilgisi olmayan özel bir kuruluştur.
Bu yazı, 10 yılı aşkın yargı tecrübesine sahip hukukçularımız ve KMK uzmanlarımız tarafından hazırlanmıştır. Genel bilgilendirme amaçlıdır; sitenizin yönetim planı ve kurul kararları farklı sonuçlar doğurabilir.
Ankara’da kurul toplantılarının ve denetimin yürütülmesi için kurul ve denetim işleri hizmet sayfamıza, apartman ve bina yönetimi için Ankara bina yönetimi sayfamıza, firma seçimi için Ankara yönetim firmaları sayfamıza bakabilirsiniz.