Ankara’daki apartman ve sitelerde karar defteri, kat malikleri kurulu kararlarının sayfaları numaralı ve noter mühürlü bir deftere yazılıp toplantıdaki kat maliklerince imzalandığı defterdir (KMK m.32).1 Defteri yönetici tutar ve her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırır (KMK m.36).1 Kurul ve denetim işlerini KMK’ya uygun yürütüyor, kapsamı ücretsiz keşif sonrası yazılı teklifte belirtiyoruz.
Bu yazı yalnızca apartman ve sitelerdeki kat malikleri kurulu defterini, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) m.32 ve m.36 hükümlerine göre anlatır. Dernek ve şirket defterleri bu yazının konusu değildir. Toplantının nasıl yapılacağı için kat malikleri kurulu toplantısı nasıl yapılır? yazımıza bakabilirsiniz.
Apartman karar defteri nedir?
Karar defteri, kat malikleri kurulunun kararlarının yazıldığı ve KMK m.32’deki şekil şartlarını taşıyan defterdir. Kanun, kurul kararlarının nasıl yazılacağını tek cümlede belirler.1
“Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.”
Aşağıdaki tablo, kanunun defter için aradığı şartları sıralar. Kanun bir defter örneği ya da hazır metin vermez; tablo yalnızca kanunda yazan unsurları gösterir.
| Şart | Kanundaki ifade | Dayanak |
|---|---|---|
| Sayfa numarası | (1)’den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları | KMK m.32 |
| Tasdik | Her sayfası noter mühürüyle tasdikli defter | KMK m.32 |
| Yazılacak olanlar | Kat malikleri kurulu kararları | KMK m.32 |
| İmza | Toplantıda bulunan bütün kat malikleri | KMK m.32 |
| Aykırı oy | Aykırılığın sebebi belirtilerek imza | KMK m.32 |
| Yazım sırası | Tarih sırasıyla | KMK m.36 |
| Kapatma | Takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde notere | KMK m.36 |
Karar defterini kim tutar?
Karar defterini yönetici tutar. KMK m.36, yöneticiyi kurul kararlarını deftere tarih sırasıyla yazmaya ve defteri, giderlerin belgeleriyle diğer belgeleri bir dosyada saklamaya mecbur tutar.1 Küçükçapraz’ın doktora tezinde defter tutma, yöneticinin görevleri arasında ayrı bir başlık olarak anlatılır.2
KMK m.34’e göre sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapıda yönetici atanması mecburidir. Bütün bölümler tek kişinin mülkiyetindeyse malik kanunen yönetici durumundadır.1 Yöneticinin nasıl atandığı için site yöneticisi nasıl seçilir? yazımıza, yöneticinin sorumluluğu için apartman yöneticisinin sorumluluğu yazımıza bakabilirsiniz.
Karar defterine neler yazılır?
Deftere kurul kararları, protokoller, yapılan ihtar ve tebligatın özeti ile tarihleri ve bütün giderler tarih sırasıyla yazılır (KMK m.36).1 Kanun, giderlerin belgelerinin de defterle birlikte bir dosyada saklanmasını ister.
| Kayıt | Kanunun ifadesi | Dayanak |
|---|---|---|
| Kurul kararları | Kat malikleri kurulunun kararları | KMK m.32, m.36 |
| Protokoller | Protokoller | KMK m.36 |
| İhtar ve tebligat | Yapılan ihtar ve tebligatın özeti ve tarihleri | KMK m.36 |
| Giderler | Bütün giderler | KMK m.36 |
| Belgeler | Defter ve giderlerin belgeleri bir dosyada saklanır | KMK m.36 |
Küçükçapraz, bağımsız bölüm sayısının fazla olduğu yapılarda alacak ve borç kalemlerinin ayrı bir defterde tutulmasını ve bu defterin de karar defteri gibi noterde onaylatılarak kapattırılmasını yerinde bulur. Tez, uygulamada bu deftere gelir gider defteri ya da işletme defteri dendiğini yazar.2 Gelir-gider kayıtlarının aylık raporlanması için aidat takibi ve site muhasebesi sayfamıza bakabilirsiniz.
Kararlar deftere nasıl yazılır ve kim imzalar?
Kararlar defterin sıradaki sayfasına yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat malikleri imzalar (KMK m.32, m.36).1 Kanunda yazan unsurlar şunlardır:
- Kararlar, sayfa numaralı ve noter mühürlü deftere tarih sırasıyla yazılır.
- Toplantıda bulunan bütün kat malikleri imza atar.
- Karara aykırı oy veren kat maliki, aykırılığın sebebini belirterek imza koyar.
Küçükçapraz’ın tezinde karar defterinin toplantıya katılan kat maliklerince imzalanmaması hâlinde kararların geçersiz olacağı yazılır.2 Üner Er’in tezine göre kararlar toplantı yapılarak ve toplantıya katılan kat maliklerinin imzasıyla alınır; katılmayanların imzasıyla karar alınamaz. Aynı tez, kurul kararının yazılı olmasını ve katılanların imzalarının bulunmasını ispat şartı değil, geçerlilik şartı olarak niteler.3 Kararın yeter sayısını önceden denemek için kat malikleri kurulu karar yeter sayısı hesaplama aracımızı kullanabilirsiniz.
Karara karşı çıkan kat maliki deftere ne yazdırır?
Karara aykırı oy veren kat maliki, bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyar (KMK m.32).1 Küçükçapraz’ın tezinde de karara itiraz eden kat malikinin olumsuz oy kullandığını belirterek defteri imzalaması gerektiği yazılır.2
Aykırı oyun deftere yazılması, iptal davası süresiyle de ilgilidir. KMK m.33’e göre kurul toplantısına katılıp m.32 gereğince aykırı oy kullanan kat maliki, karar tarihinden başlayarak bir ay içinde anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh mahkemesine iptal davası açabilir. Toplantıya katılmayan kat maliki için süre, kararı öğrenmesinden başlayarak bir aydır ve her hâlde karar tarihinden başlayarak altı ayı geçemez. Kararların yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu aranmaz.1
Küçükçapraz’ın tezinde Yıldırım’a atfen, toplantıda hazır bulunup karara itiraz eden ancak muhalefetini deftere işletmeden imzalayan kat malikinin kural olarak iptal davası açamayacağı yazılır.2 Kanuna göre kurul kararlarının iptaline ilişkin davalar, kat maliklerini temsilen yöneticiye husumet yöneltilerek açılabilir; yönetici davayı bütün kat maliklerine duyurur (KMK m.38).1
Karar defteri ne zaman noterde kapattırılır?
Defter, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılır (KMK m.36).1 Küçükçapraz bu süreyi, defterin her yıl 31 Ocak tarihinden önce notere kapattırılması olarak aktarır.2
KMK m.36’nın son cümlesi, bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye m.33’ün son fıkrasında yazılı cezaların uygulanacağını söyler. M.33’ün son fıkrası idari para cezasını düzenler.1 Küçükçapraz’ın tezinde, defter tutmayan, kararları usulüne uygun deftere işlemeyen, belgeleri saklamayan ya da defteri süresinde notere kapattırmayan yöneticinin m.36/3 uyarınca para cezasına çarptırılacağı yazılır.2
Yönetici seçimi kararı karar defterine nasıl yazılır?
Yönetici seçimi kararı da diğer kurul kararları gibi deftere yazılır ve toplantıda bulunan kat maliklerince imzalanır (KMK m.32). Yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır ve her yıl kat malikleri kurulunun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır (KMK m.34).1
Profesyonel yönetici ya da yönetim firması seçiliyorsa Küçükçapraz’ın tezinde Yazaltın’a atfen şu anlatılır: Profesyonel yönetici atanması yönündeki karar karar defterine işlenmelidir. Deftere sözleşme şartları eklenebileceği gibi ayrı bir sözleşme yapılacağı da yazılabilir. Sözleşme şartlarını içeren defter profesyonel yönetici tarafından da imzalanırsa sözleşme kurulmuş olur.2 Aynı tezde, profesyonel yönetim sözleşmesinde yöneticinin isminin, tüzel kişiyse unvanı ve iletişim adresinin belirtilmesi gerektiği de Donauer ve Yazaltın’a atfen yazılır.2
KMK m.34 ayrıca, yönetici atanırken kendisiyle yapılan sözleşmede teminat gösterilmesinin şart edilebileceğini söyler.1 Sözleşme başlıkları için site yönetim sözleşmesinde nelere dikkat edilmeli?, hizmet alınan firma ile atanan firma ayrımı için site yönetim danışmanlık sözleşmesi nedir, farkı ne? yazılarımıza bakabilirsiniz.
Karar defterindeki eski kararlar yeni kat malikini bağlar mı?
Evet. Kat malikleri kurulunun kararlarına bütün kat malikleri ile bunların külli ve cüzi halefleri, yönetici ve denetçiler uymakla yükümlüdür (KMK m.32).1 Aynı maddeye göre bir husus hakkında ileride çıkan anlaşmazlıklar, karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa kural olarak ona göre çözülür.1
Küçükçapraz’ın tezinde, bağımsız bölümü sonradan edinen halefin isterse karar defterini incelemesine, varsa yöneticinin, yoksa diğer kat maliklerinin izin vermesi gerektiği yazılır.2 Üner Er de eski kararlara bakabilmenin ancak kararların deftere kaydedilmesiyle mümkün olduğunu belirtir.3
Karar kaydında hangi bilgiler görünür? Örnek olay
Bir karar kaydında karar, kararı veren toplantıdaki malik imzaları ve varsa aykırı oyun sebebi görünür. Örnek olay (kurgu): Yirmi bağımsız bölümlü bir sitede kat malikleri kurulu yıllık toplantısını yapıyor ve mevcut yöneticiyi yeniden atıyor. Karar, defterin sıradaki numaralı sayfasına tarih sırasıyla yazılıyor. Toplantıda bulunan kat malikleri imza atıyor; bir kat maliki karara aykırı oy verdiği için sebebini yazarak imzalıyor. Yönetici, yıl bittikten sonra bir ay içinde defteri notere kapattırıyor. Bu örnek tamamen kurgudur; gerçek bir site, kişi ya da tutar içermez.
Karar defterinde sık yapılan hatalar nelerdir?
Aşağıdaki kayıtlar, kanun ve tezlerde yazan yükümlülüklerin yerine getirilmemesidir.
- Kararı deftere yazmamak. Kanun kurul kararlarının numaralı ve noter mühürlü deftere yazılmasını ister (KMK m.32); Üner Er yazılı olmayı geçerlilik şartı sayar.
- Toplantıdaki kat maliklerinin imzasını almamak. Küçükçapraz’ın tezine göre imzalanmayan defterdeki kararlar geçersiz olur.
- Aykırı oyun sebebini yazdırmamak. Kanun, aykırı oy verenin sebebi belirterek imza koymasını ister (KMK m.32).
- İhtar, tebligat ve giderleri deftere işlememek. KMK m.36 bunları tarih sırasıyla deftere yazmayı yöneticiye görev olarak yükler.
- Defteri süresinde kapattırmamak. Kanun, takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde notere kapattırmayı ister (KMK m.36).
- Defteri güncel tutmamak. Küçükçapraz’ın tezinde, yöneticinin karar defterini güncel tutmaması nedeniyle bağımsız bölümü yeni edinen malikin devam eden davayı öğrenememesi ve davanın kaybedilmesi hâlinde doğan masraflar, fiili zarara örnek olarak verilir.
Ankara Yönetim Merkezi kurul ve karar işlerinde ne yapıyor?
Ankara Yönetim Merkezi olarak kurul ve denetim işlerini hizmet kapsamımıza alabiliyoruz. Kapsamı sitenizin ihtiyacına göre ücretsiz keşif sonrası yazılı teklifte belirtiyoruz; taahhüt ve cayma bedeli yoktur. Kurul toplantılarının planlanması ve denetim işleri için Ankara’da kat malikleri kurulu ve denetim işleri sayfamıza, Çankaya’daki siteler için Çankaya site yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Karar defterini kim tutar?
Yönetici tutar. KMK m.36, yöneticiyi kurul kararlarını, protokolleri, ihtar ve tebligat özetlerini ve giderleri tarih sırasıyla deftere yazmaya mecbur tutar. Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapıda yönetici atanması mecburidir (KMK m.34).
Karar defterini imzalamayan kat maliki olursa ne olur?
Kanun, toplantıda bulunan bütün kat maliklerinin imzalamasını ister (KMK m.32). Küçükçapraz’ın tezinde karar defterinin toplantıya katılan kat maliklerince imzalanmaması hâlinde kararların geçersiz olacağı yazılır.
Karar defteri her yıl noterde kapattırılır mı?
Evet. Defter, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılır (KMK m.36). Görevini yerine getirmeyen yöneticiye m.33’ün son fıkrasındaki cezalar uygulanır.
Karara karşı olduğumu deftere nasıl yazdırırım?
Karara aykırı oy veren kat maliki, aykırılığın sebebini belirterek imza koyar (KMK m.32). Aykırı oy kullanan malik karar tarihinden başlayarak bir ay içinde sulh mahkemesine iptal davası açabilir (KMK m.33).
Karar defteri olmadan alınan karar geçerli mi?
Kanun, kararların numaralı ve noter mühürlü deftere yazılıp imzalanmasını ister (KMK m.32). Üner Er’in tezi, kurul kararının yazılı olmasını ve katılanların imzalarını ispat şartı değil geçerlilik şartı sayar.
Yönetici seçimi kararı deftere nasıl yazılır?
Yönetici seçimi kararı diğer kararlar gibi deftere yazılır ve imzalanır (KMK m.32). Küçükçapraz’ın tezinde profesyonel yönetici atama kararının deftere işlenmesi gerektiği, sözleşme şartlarının deftere eklenebileceği ya da ayrı sözleşme yapılacağının yazılabileceği anlatılır.
Karar defteri kaybolursa ne olur?
KMK m.32 ve m.36’da defterin kaybolmasını düzenleyen hüküm yoktur.
Karar defteri örneği ve noter ücreti nedir?
Kanun hazır bir defter örneği ya da noter ücreti vermez. Yazıdaki şartlar tablosu, kanunun defter için aradığı unsurları gösterir. Bu yazıda tutar verilmemiştir.
Ankara Yönetim Merkezi’nin hizmetinde taahhüt veya cayma bedeli var mı?
Taahhüt ve cayma bedeli yoktur. Yerinde keşif ve yazılı teklif ücretsizdir; kapsam teklifte açıkça yazılır. Ankara Yönetim Merkezi, Ankaray metrosunun yönetim merkeziyle ilgisi olmayan özel bir kuruluştur.
Bu yazı, 10 yılı aşkın yargı tecrübesine sahip hukukçularımız ve KMK uzmanlarımız tarafından hazırlanmıştır. Genel bilgilendirme amaçlıdır; sitenizin yönetim planı ve kurul kararları farklı sonuçlar doğurabilir.
Ankara’da site ve apartman yönetimi hizmetimizin kapsamı için Ankara site yönetimi sayfamıza bakabilirsiniz. Yönetim firması seçimi aşamasındaysanız Ankara yönetim firmaları sayfamızdaki ölçütler, işletme projesinin onayı için işletme projesi nedir? yazımız yardımcı olur.